Micro-breaks: Μην υποτιμάτε τα συχνά διαλείμματα μέσα στο εργασιακό σας οκτάωρο – Τεχνικές και κόλπα

Όταν σκεφτόμαστε τη βελτιστοποίηση της εργασιακής μας ικανότητας για να παράγουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα, δεν είναι μόνο θέμα διαθέσιμου χρόνου, αλλά και διαθέσιμης ενέργειας. Και τα συχνά, μικρά διαλείμματα παίζουν και αυτά τον δικό τους ρόλο.

Οι ψυχολόγοι της εργασίας συμφωνούν σε κάτι: ότι η πραγματοποίηση τακτικών μικρο-διαλειμμάτων αποτελεί ουσιαστικό κομμάτι της διαχείρισης της ενέργειάς μας ώστε όχι μόνο να είμαστε παραγωγικοί, αλλά και να αποτρέψουμε το πιθανό εργασιακό burn out μας. Όταν είμαστε εξαντλημένοι (ή… σχεδόν εξαντλημένοι), είναι πιο πιθανό να είμαστε απότομοι ή ευερέθιστοι και να εκτονώνουμε την απογοήτευσή μας πάνω στους άλλους (υφισταμένους και προϊσταμένους), κάτι που δεν είναι μόνο δυσάρεστο για τους εμπλεκόμενους, αλλά μπορεί να αποβεί και αντιπαραγωγικό. Τα διαλείμματα είναι επίσης ιδιαίτερα σημαντικά ΕΙΔΙΚΑ όταν κάνουμε μια πολυ δημιουργική εργασία όπως γράψιμο.

Η δημιουργία ενός αριθμού σύντομων (δηλαδή πεντάλεπτων ή το πολύ δεκάλεπτων) μικροδιαλειμμάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να μας βοηθήσει να διαχειριστούμε την ενέργειά μας και να διατηρήσουμε τη γνωστική, συναισθηματική, ακόμη και τη σωματική μας ικανότητα.

Τεχνικές και στρατηγικές αποφόρτισης

Αντί να αφήνετε αποκλειστικά στην τύχη το πότε θα βρείτε λίγα λεπτά για να κάνετε ένα σύντομο διάλειμμα, να είστε ξεκάθαροι και πειθαρχημένοι στη δημιουργία (και τη λήψη) αυτών των στιγμών παύσης κατά τη διάρκεια της ημέρας, δοκιμάζοντας τις παρακάτω στρατηγικές:

1.Δώστε στον εαυτό σας την άδεια να κάνει διαλείμματα

Πολλοί άνθρωποι λειτουργούν με την πεποίθηση ότι έχουν πάρα πολλά να κάνουν και δεν έχουν την πολυτέλεια να κάνουν ένα διάλειμμα. Αμφισβητήστε αυτή την υπόθεση, είτε είναι αυτοεπιβαλλόμενη είτε επιβάλλεται από άλλους σε σας (ή και τα δύο). Να θυμάστε ότι είστε άνθρωπος και όχι μηχανή. Η ανάπτυξη της αίσθησης της αυτοκαθοδήγησης για το πώς περνάτε το χρόνο σας κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας αποτελεί βασικό μέρος της ανάπτυξης όχι μόνο ως ηγέτης, αλλά και ως ενήλικας. Αναστρέψτε την λογική και αναγνωρίστε ότι στην πραγματικότητα δεν έχετε την πολυτέλεια να μην κάνετε διαλείμματα -ακόμη και μικρές στιγμές παύσης- σε διάφορα σημεία της ημέρας.

2. Τι κάνουμε λάθος με τα e-mails μας

Μπορεί να σας είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε τα λίγα ελεύθερα λεπτά που έχετε για να απαντάτε γρήγορα και βιαστικά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ωστόσο η έρευνα δείχνει ότι η εργασία μας διαρκεί 50% περισσότερο όταν αλλάζουμε συνεχώς εργασίες και πεταγόμαστε από το ένα στο άλλο. Η ίδια έρευνα δείχνει επίσης ότι οι άνθρωποι συνήθως προσπαθούν να αντισταθμίσουν αυτή την απώλεια παραγωγικότητας δουλεύοντας ταχύτερα. Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται μόνο περισσότερο άγχος, πίεση χρόνου και τελικά απογοήτευση. Ο καθορισμός συγκεκριμένων ωρών κατά τις οποίες θα απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε τα πολύ μικρότερα micro-breaks που μπορεί να έχετε για πραγματικά διαλείμματα αποφόρτισης.

3. Επιλέξτε μια προεπιλεγμένη διάρκεια μίτινγκ

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια προεπιλεγμένη διάρκεια μίτινγκ 30 ή 60 λεπτών. Αλλάξτε την προεπιλεγμένη διάρκειά σας είτε σε 15 λεπτά για συντομότερες συσκέψεις είτε σε 45 λεπτά για μεγαλύτερες συσκέψεις. Αν σας δοθεί περισσότερος χρόνος, οι άνθρωποι θα βρουν πάντα τρόπους να τον γεμίσουν (εις βάρος σας). Η ύπαρξη ενός πιο περιορισμένου χρονικού παραθύρου ενθαρρύνει όλους να διαχειρίζονται τις συναντήσεις πιο αποτελεσματικά ώστε να χωρέσουν στο διαθέσιμο χρόνο. Μπορείτε πάντα να κάνετε εξαιρέσεις όταν αυτό δικαιολογείται. Χρησιμοποιήστε το εναπομείναν παράθυρο των πέντε έως 15 λεπτών πριν από την επόμενη σύσκεψή σας για να σηκωθείτε από το γραφείο σας και να τεντωθείτε ή να πάρετε έναν καφέ ή ένα σνακ. Μπορείτε ακόμη και να στείλετε email ή μήνυμα σε έναν φίλο για να δρομολογήσετε τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο, ώστε να έχετε κάτι να περιμένετε με ανυπομονησία. Έρευνες δείχνουν ότι όταν έχετε κάτι θετικό να περιμένετε, αυτό μπορεί να ανεβάσει τη διάθεσή σας και να μειώσει το άγχος.

4. Επιβάλλετε εσείς τα deadlines

Αν είναι δυνατόν, μην ξεπερνάτε τις προβλεπόμενες διάρκειες συναντήσεων. Σίγουρα, αυτό είναι πιο εύκολο να επιβληθεί όταν είστε εσείς αυτός που ηγείται της σύσκεψης. Με τον τρόπο αυτό, όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να προσπαθήσουν να επιτύχουν τον στόχο της έγκαιρης λήξης. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα το εκτιμήσουν, αφού αυτό ωφελεί όλους. Όταν οι συναντήσεις ξεπερνούν τις ώρες και σας αναγκάζουν να συμμετάσχετε σε μια άλλη συνάντηση καθυστερημένα, αυτό έχει αλυσιδωτές επιπτώσεις και προσθέτει περισσότερο άγχος στην ημέρα σας. Σε περίπτωση που καθυστερήσετε στην επόμενη συνάντησή σας, αφιερώνοντας μόλις 15 δευτερόλεπτα για να πάρετε τρεις βαθιές αναπνοές μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρωθείτε, ώστε να είστε οκ στην επόμενη συνάντησή σας.

5. Βασιστείτε πάνω στα διαλείμματα για την τουαλέτα

Το ένα σύντομο διάλειμμα που όλοι πρέπει να κάνουν είναι το διάλειμμα για το μπάνιο. Το «στοίβαγμα» μιας νέας συνήθειας πάνω σε μια υπάρχουσα συνήθεια ή συμπεριφορά είναι ένας τρόπος να συνδυάσετε κάτι που θέλετε να κάνετε με κάτι που πρέπει να κάνετε (όπως να κάνετε ένα διάλειμμα για το μπάνιο). Για παράδειγμα, αφού επισκεφθείτε την τουαλέτα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα μίνι συνήθεια και να αφιερώσετε 5 λεπτά για να περπατήσετε γύρω από το τετράγωνο για να γυμναστείτε.

6. Προγραμματίστε τα διαλείμματά σας

Προγραμματίστε μικρά διαλείμματα μέσα στην ημέρα σας, όταν ξέρετε ότι η ενέργειά σας είναι στο χαμηλότερο σημείο της – ίσως στα μέσα προς το τέλος του 8ώρου σας. Έρευνες δείχνουν ότι η ενέργειά μας είναι συνήθως χαμηλότερη γύρω στις 3 μ.μ. Εκείνη την ώρα μπορείτε να σηκωθείτε από το γραφείο μου και να φτιάξετε έναν εσπρέσο.

7. Να έχετε ένα οπτικό «σύνθημα»

Η ύπαρξη κάποιου είδους οπτικού στοιχείου στο γραφείο, τον υπολογιστή ή τον χώρο εργασίας σας μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως υπενθύμιση για να κάνετε μικρές παύσεις. Θα μπορούσε να είναι η κούπα του καφέ σας ή το μπουκάλι νερό στο γραφείο σας ή ένα post-it που απλώς γράφει «διάλειμμα».

8. Τα απροσδόκητα διαλείμματα

Μπορείτε ακόμα να επωφεληθείτε ευκαιριακά όταν έχετε ένα απροσδόκητο διάλειμμα, όπως όταν μια συνάντηση τυχαίνει να τελειώσει νωρίτερα. Είτε ακούτε μουσική, είτε στέλνετε μήνυμα σε έναν φίλο, είτε περνάτε από το γραφείο κάποιου για να πείτε ένα γεια, το να ξέρετε εκ των προτέρων πώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τυχόν απρόβλεπτα διαλείμματα θα σας βοηθήσει να τα αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Οι παραπάνω στρατηγικές μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε αρκετές στιγμές παύσης κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα υπάρξει σωρευτικό όφελος, καθώς θα μπορείτε να διαχειρίζεστε πιο αποτελεσματικά την ενέργεια και τη δυναμικότητά σας, βοηθώντας σας να είστε πιο παραγωγικοί και ανθεκτικοί.