Οι κανόνες του σωστού «emailing»

Ο εκτελεστικός πρόεδρος και πρώην διευθύνοντας σύμβουλος της Google, Έρικ Σμιτ, αναλύει τους κανόνες του σωστού «emailing» (ή μήπως να λέγαμε καλύτερα «gmailing;) σε ένα νέο βιβλίο με τίτλο «How Google works», το οποίο υπογράφει μαζί με τον πρώην Ανώτερο Αντιπρόεδρο Προϊόντων, Τζόναθαν Ρόζενμπεργκ.

Η επικοινωνία στον «αιώνα του Διαδικτύου» (τουλάχιστον η επαγγελματική) περιλαμβάνει στην πλειοψηφία των περιπτώσεων την ανταλλαγή μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σύμφωνα με δημοσίευμα στην ιστοσελίδα του περιοδικού Time, παρακάτω παρατίθεται οι «χρυσοί κανόνες» του σωστού emailing:

1. Απαντήστε γρήγορα.

Υπάρχουν οι άνθρωποι στους οποίους μπορείς να βασίζεσαι για μια έγκαιρη απάντηση. Υπάρχουν όμως και οι άλλοι που δε μπορείς να βασιστείς επάνω τους. «Φροντίστε να ανήκετε στην πρώτη κατηγορία» επισημαίνουν στο βιβλίο τους τα «κεφάλια» της Google. Όταν απαντάει κανείς έγκαιρα δημιουργεί θετική επικοινωνιακή ανατροφοδότηση, με αποτέλεσμα την επόμενη φορά που κάποιος θα χρειαστεί να πάρει μια σοβαρή απόφαση να σας έχει στα υπόψη του. Ανάλογα με την περίσταση, δε χρειάζεται να γράφει κανείς μεγάλα κείμενα. Ακόμη και μια φράση του τύπου «ελήφθη και θα δω τι μπορώ να κάνω» μπορεί να είναι αρκετή, για να δημιουργηθεί ένα σωστό, επαγγελματικό κλίμα.

2. Όταν γράφετε ένα email κάθε λέξη μετράει.

Οι «σάλτσες» είναι άχρηστες. Να είστε όσο πιο σύντομοι και περιεκτικοί μπορείτε. Αν περιγράφετε κάποιο πρόβλημα που αντιμετωπίζετε, να προσπαθείτε να το περιγράφετε αναλυτικά. Ωστόσο, αυτό δε σημαίνει ότι χρειάζεται και να το «γεμίσετε» με άχρηστες πληροφορίες. Αποφύγετε όσες πληροφορίες δεν είναι σχετικές και χρήσιμες. Να είστε όσο πιο σύντομοι και περιεκτικοί μπορείτε.

3. «Καθαρίζετε» τακτικά το φάκελο εισερχομένων.

Φροντίστε να «καθαρίζετε» τακτικά τον φάκελο των εισερχόμενων μηνυμάτων σας, απαντώντας έγκαιρα σε όσα χρειάζεται και μην αφήνετε «μισές δουλειές». Διαφορετικά, το email σας θα καταλήξει να είναι μια ατελείωτη «to-do» λίστα υποχρεώσεων.

4. Μην ξεχνάτε να μεταβιβάζετε κι αλλού τις πληροφορίες.

Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα, που θα μπορούσε να ενδιαφέρει κι άλλους, φροντίστε να το μεταβιβάζετε και σε εκείνους.

5. Αναρωτηθείτε πόσο συχνά χρησιμοποιείτε την υπηρεσία bcc (blind copy).

Όταν κανείς προσπαθεί να κρύψει κάτι, καταλήγει αντιπαραγωγικός και σε τελική ανάλυση, επηρεάζει την κουλτούρα διαφάνειας (που είναι το ιδανικό σε κάθε σχέση).